640 naukowców i studentów zmieniających oblicze medycyny, dzięki przeniesieniu do G Suite współpracuje teraz bez żadnych ograniczeń

nencki institute

Profil klienta

 

Instytut Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN jest instytucją naukową, która jako jedyna w Polsce prowadzi tak kompleksowe badania w dziedzinie neurobiologii. Na co dzień współpracuje przy międzynarodowych projektach badawczych, m.in. w ramach Unii Europejskiej i prowadzi konferencje w celu rozpowszechniania wiedzy o układzie nerwowym i poprawy jakości życia.

 

W ramach Instytutu działa 30 pracowni naukowych oraz Centrum Neurobiologii z 8 pracowniami. Jakość prac eksperymentalnych, wnikliwe publikacje i ilość pozyskiwanych grantów sprawia, że Instytut Nenckiego jest jedną z wiodących placówek biologicznych w Europie.

Wyzwanie

 

Instytut Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN zgłosił się do Devoteam z prośbą o pomoc we wdrożeniu do organizacji rozwiązania chmurowego. Do wybrania Devoteam przekonały ich wcześniejsze implementacje G Suite dla instytucji z sektora publicznego, m.in. wdrożenie dla 15 tysięcy pracowników samorządu lokalnego Trondheim w Norwegii. Pracownikom organizacji zależało na znalezieniu rozwiązania, które będzie łatwe w użyciu, a jednocześnie będzie dawało możliwość rozbudowanej współpracy przy tworzeniu dokumentów, by naukowcy mogli skupić się na rozwoju medycyny, a nie nauce nowego systemu.

 

Problemy, które Instytut chciał rozwiązać, a którym nie sprostała używana dotychczas infrastruktura, to:

  • brak miejsca na dysku na przechowywanie wiadomości zgromadzonych na 600 kontach studenckich i 307 kontach wykładowców,
  • trudności w umawianiu spotkań – synchronizacja kalendarzy kilku pracowników,
  • oraz niedogodności związane z koordynacją współpracy nad dokumentami między pracowniami.

 

Dodatkowo klientowi bardzo zależało na wprowadzeniu zmian do września, by były gotowe na rozpoczęcie nowego roku akademickiego. To sprawiało, że cały projekt musiał zostać zamknięty w cztery miesiące.

Rozwiązanie

 

Po dokładnym zapoznaniu się z potrzebami Instytutu eksperci z Devoteam zaproponowali organizacji rozwiązanie chmurowe G Suite. Oferta zawierała:

 

  • przeprowadzenie migracji danych z łącznie 640 kont do nowego systemu wraz z załącznikami, ustawieniami kont i zapisanymi kontaktami,
  • udostępnienie narzędzia do współpracy dostępnego w ramach G Suite (w tym, m.in.: Kalendarz Google i Google Dokumenty)
  • raz zaproponowanie cyklu szkoleń zarówno dla osób zatrudnionych do wsparcia technicznego, jak i pracowników mniej obytych z tą technologią.

 

Zaproponowane rozwiązanie musiało być bezpieczne do używania dla naukowców pracujących nad nowymi pomysłami z dziedziny neurobiologii, ale też łatwe w obsłudze dla wszystkich pracowników, a ponadto nie mogło generować wysokich kosztów.

„Szkolenia przeprowadzone przez Devoteam były bardzo profesjonalne. Uczestnicy tych spotkań w ogóle nie wysyłają nam zapytań technicznych.”

 

Piotr Redel, Informatyk w Instytucie Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN

Rezultaty

 

Projekt wdrożenia został zamknięty w 10 tygodniach, a przez 2 tygodnie po uruchomieniu usługi Devoteam wspierał klienta od strony technicznej.

„Praca z Devoteam, jako partnerem Google’a miała znaczący wpływ na szybkość wdrożenia G Suite. Wcześniejsze zmiany systemów zajmowały nam nawet rok, a tu udało nam się przeprowadzić migrację w ciągu miesiąca.”

 

Piotr Redel, Informatyk w Instytucie Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN

Według niego najczęściej używane usługi G Suite to Dokumenty, Kalendarz i Google Meet. Największą zmianę przyniosła możliwości dzielenia się i wspólnego edytowania Dokumentów Google przez pracowników różnych pracowni, nawet w dużych grupach. Wcześniej wszystkie zmiany były dodawane do załączników, a informacje, które części podlegały korekcie dodawane były w treści maila. Teraz wszystko widać w sekcji edycji.

„Udało mi się przekonać wielu pracowników, że Kalendarz Google ma naprawdę dużo możliwości. Teraz wiele narzędzi naukowych ma oznaczoną dostępność w swoim kalendarzu i z tego poziomu rezerwuje się ich używanie. Niektórzy pracownicy nawet zgodzili się zrezygnować z zewnętrznych usług.”


Piotr Redel, Informatyk w Instytucie Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN

Zniknął problem z ustaleniem adresów mailowych zewnętrznych osób, z którymi pracuje Instytut – wszystko podpowiada system stworzony przez Google, wystarczy, że ktoś prowadził z nią konwersację. Udogodnieniem jest dodawanie i usuwanie z systemu pracowników.

Największą zaletą G Suite z perspektywy informatyka jest centralny system zarządzania i korzystania. Konto stworzone w jednym systemie ma dostęp do wszystkich funkcjonalności. Nie trzeba nadawać dodatkowych dostępów, tworzyć oddzielnych kont, no i nie ma potrzeby przelogowywania podczas korzystania.” mówi Piotr Redel.

Praca w dobie epidemii

Dużą korzyścią z wdrożenia G Suite okazało się przygotowanie organizacji do pracy zdalnej w czasie pandemii koronawirusa. Po wprowadzeniu G Suite spadło korzystanie z usługi VPN, ponieważ dokumenty w Google Cloud są dobrze zabezpieczone przez inżynierów Google zajmujących się bezpieczeństwem w sieci. Sprawiło to, że pracownicy mogli mieć do nich łatwy dostęp z domowego komputera.

 

Częściej planowane są wideokonferencje między pracownikami przy użyciu Google Meet. Spotkania są automatycznie dodawane do kalendarza, który nie jest już papierowy, więc można mieć do niego łatwy dostęp z domowego zacisza. Coraz większym zainteresowaniem cieszy się też czat oferowany w ramach G Suite.

„Pracownicy przed przejściem na pracę zdalną mogli wgrać pliki, na których pracowali na Dysk i pracować na nich z domu.”

 

Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z Devoteam. Wszystkie osoby, z którymi się kontaktowaliśmy miały dużą wiedzę i były łatwo dostępne, zarówno na czacie, jak i mailowo. Mimo, że wdrożenie miało miejsce prawie rok temu do dzisiaj mogę zgłosić się z problemem do Basi, Kamila czy Kacpra, a oni udzielą mi pomocy.

 

Piotr Redel, Informatyk w Instytucie Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN