Instytut Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN jest instytucją naukową, która jako jedyna w Polsce prowadzi tak kompleksowe badania w dziedzinie neurobiologii. Na co dzień współpracuje przy międzynarodowych projektach badawczych, m.in. w ramach Unii Europejskiej i prowadzi konferencje w celu rozpowszechniania wiedzy o układzie nerwowym i poprawy jakości życia.
W ramach Instytutu działa 30 pracowni naukowych oraz Centrum Neurobiologii z 8 pracowniami. Jakość prac eksperymentalnych, wnikliwe publikacje i ilość pozyskiwanych grantów sprawia, że Instytut Nenckiego jest jedną z wiodących placówek biologicznych w Europie.
Instytut Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN zgłosił się do Devoteam z prośbą o pomoc we wdrożeniu do organizacji rozwiązania chmurowego. Do wybrania Devoteam przekonały ich wcześniejsze implementacje G Suite dla instytucji z sektora publicznego, m.in. wdrożenie dla 15 tysięcy pracowników samorządu lokalnego Trondheim w Norwegii. Pracownikom organizacji zależało na znalezieniu rozwiązania, które będzie łatwe w użyciu, a jednocześnie będzie dawało możliwość rozbudowanej współpracy przy tworzeniu dokumentów, by naukowcy mogli skupić się na rozwoju medycyny, a nie nauce nowego systemu.
Problemy, które Instytut chciał rozwiązać, a którym nie sprostała używana dotychczas infrastruktura, to:
Dodatkowo klientowi bardzo zależało na wprowadzeniu zmian do września, by były gotowe na rozpoczęcie nowego roku akademickiego. To sprawiało, że cały projekt musiał zostać zamknięty w cztery miesiące.
Po dokładnym zapoznaniu się z potrzebami Instytutu eksperci z Devoteam zaproponowali organizacji rozwiązanie chmurowe G Suite. Oferta zawierała:
Zaproponowane rozwiązanie musiało być bezpieczne do używania dla naukowców pracujących nad nowymi pomysłami z dziedziny neurobiologii, ale też łatwe w obsłudze dla wszystkich pracowników, a ponadto nie mogło generować wysokich kosztów.
„Szkolenia przeprowadzone przez Devoteam były bardzo profesjonalne. Uczestnicy tych spotkań w ogóle nie wysyłają nam zapytań technicznych.”
Piotr Redel, Informatyk w Instytucie Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN
Projekt wdrożenia został zamknięty w 10 tygodniach, a przez 2 tygodnie po uruchomieniu usługi Devoteam wspierał klienta od strony technicznej.
„Praca z Devoteam, jako partnerem Google’a miała znaczący wpływ na szybkość wdrożenia G Suite. Wcześniejsze zmiany systemów zajmowały nam nawet rok, a tu udało nam się przeprowadzić migrację w ciągu miesiąca.”
Piotr Redel, Informatyk w Instytucie Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN
„Udało mi się przekonać wielu pracowników, że Kalendarz Google ma naprawdę dużo możliwości. Teraz wiele narzędzi naukowych ma oznaczoną dostępność w swoim kalendarzu i z tego poziomu rezerwuje się ich używanie. Niektórzy pracownicy nawet zgodzili się zrezygnować z zewnętrznych usług.”
Piotr Redel, Informatyk w Instytucie Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN
„Największą zaletą G Suite z perspektywy informatyka jest centralny system zarządzania i korzystania. Konto stworzone w jednym systemie ma dostęp do wszystkich funkcjonalności. Nie trzeba nadawać dodatkowych dostępów, tworzyć oddzielnych kont, no i nie ma potrzeby przelogowywania podczas korzystania.” mówi Piotr Redel.
Częściej planowane są wideokonferencje między pracownikami przy użyciu Google Meet. Spotkania są automatycznie dodawane do kalendarza, który nie jest już papierowy, więc można mieć do niego łatwy dostęp z domowego zacisza. Coraz większym zainteresowaniem cieszy się też czat oferowany w ramach G Suite.
„Pracownicy przed przejściem na pracę zdalną mogli wgrać pliki, na których pracowali na Dysk i pracować na nich z domu.”
„Jesteśmy bardzo zadowoleni ze współpracy z Devoteam. Wszystkie osoby, z którymi się kontaktowaliśmy miały dużą wiedzę i były łatwo dostępne, zarówno na czacie, jak i mailowo. Mimo, że wdrożenie miało miejsce prawie rok temu do dzisiaj mogę zgłosić się z problemem do Basi, Kamila czy Kacpra, a oni udzielą mi pomocy.”
Piotr Redel, Informatyk w Instytucie Biologii Doświadczalnej im. Marcelego Nenckiego PAN